Assistant.e Gestion Admin et Financière  H/F – Alternance

L’ESI Business School est une école appartenant au Groupe GEMA, un groupe d’enseignement supérieur privé fondé en 2017, dont le siège est situé à Boulogne-Billancourt (92). L’ESI Business School a pour vocation de former ses étudiants aux métiers d’avenir en Management et Développement Durable, de Bac+1 à Bac+5, en initial ou en alternance.

Les formations de ces deux écoles sont dispensées sur les campus de Paris, Lyon, Bordeaux, Lille, Nantes et Aix/Marseille.

En forte croissance, le Groupe GEMA et ses 2 écoles souhaitent accompagner cette dynamique en recrutant des talents ambitieux, réactifs et prêts à former, accompagner et suivre les plus de 2500 étudiants partout en France !

Afin d’enrichir son service administratif et financier à la rentrée 2022-23, l’ESI Business School, l’école de management et développement durable recrute aujourd’hui un Assistant Gestion Administrative et Financière H/F en alternance sur le campus de Paris.

Missions :

Suivi financier étudiant

• Planification d’un échéancier précis de règlement suite à l’admission et à la finalisation d’inscription d’un étudiant (essentiellement par prélèvement bancaire)
• Saisie des coordonnées bancaires des étudiants dans notre logiciel P-PIT
• Saisie des prélèvements à effectuer de manière bimensuelle via la plateforme BNP
• Vérifications des virements reçus et saisi des opérations dans P-PIT
• Traitement des demandes de replanification ou de suspension temporaire d’échéances.
• Traitement des demandes d’annulation d’inscription : suppression d’échéances existantes.
• Gestion des réinscriptions : changement de statut d’« inscrit » à « réinscrit » dans notre logiciel et planification des frais de réinscription et du solde
• Avertissements écrits aux étudiants pour lesquels les prélèvements ont fait l’objet d’un rejet.
• Relance mail et téléphonique des étudiants pour lesquels des sommes sont attendues
• Gestion des exclusions

Paiement factures

• Réception des factures intervenants et fournisseurs
• Vérification en collaboration avec le pôle pédagogique la conformité des factures intervenant (vérifications du nombre d’heures d’intervention)
• Saisie des factures dans notre logiciel P-PIT

Gestion administrative de la scolarité

•  Edition de « Pack Visa » pour les étudiants étrangers effectuant une demande de visa auprès de l’ambassade pour étudier au sein de notre établissement 

Gestion administrative : relations entreprises/alternants.

• Montage et suivi des dossiers d’alternance : contrat de professionnalisation et apprentissage
• Relation directe avec les Entreprises pour réceptionner les cerfas et conventions de formation
• Relation directe avec les OPCO pour réceptionner les accords de financement
• Suivi des présences/absences des alternants
• Facturation et gestion mensuelle entreprises et OPCO
• Etablissement de devis

(Cette liste n’est pas exhaustive et peut évoluer selon le profil) 

Profil recherché :

Au minimum Bac+3 (Licence professionnelle, Bachelor, études comptables et/ou gestion administrative et financière) 

Doté.e d’un bon esprit de synthèse et d’analyse, vous êtes reconnu.e pour votre rigueur et votre capacité à vous adapter et à anticiper. Intéressé.e par le domaine de l’enseignement et au fait des enjeux administratifs et financiers liés au fonctionnement d’un établissement scolaire, le.la Chargé.e de Gestion Financière & Administrative devra faire preuve de proactivité.e et de dynamisme afin de pouvoir gérer les relations avec les différents tiers (élèves, entreprises)